Hoeveel bezoekers passen er eigenlijk op je evenement? Het lijkt een eenvoudige vraag, maar in de praktijk is het meer dan het aantal vierkante meters delen door een norm. De juiste capaciteit hangt ook af van je inrichting, entree, looproutes, programma en het gedrag van je publiek.
Voor kleine en middelgrote organisatoren is dit belangrijk om twee redenen. Je wilt geen kaarten verkopen voor plaatsen die niet veilig of prettig zijn. En je wilt vooraf kunnen uitleggen waarom je een bepaald maximum kiest.
In dit artikel lees je hoe je de maximale capaciteit van je evenement praktisch bepaalt en hoe je dat maximum gebruikt in je ticketverkoop.
Waarom is de maximale capaciteit belangrijk?
De maximale capaciteit is het aantal bezoekers dat tegelijk verantwoord op je locatie aanwezig kan zijn. Dat aantal is niet alleen relevant bij grote festivals. Ook een theatervoorstelling, dorpsfeest, workshopdag of sportavond kan te druk worden als de ruimte, entree of routing niet past bij het aantal verkochte tickets.
Een te hoge capaciteit kan zorgen voor opstoppingen bij de ingang, onduidelijke wachtrijen, drukte bij de bar, te weinig zitplaatsen of lastige situaties bij een ontruiming. Het Vlaamse platform Veilige Evenementen noemt het in kaart brengen van de maximale bezoekerscapaciteit aan te raden voor elk evenement, omdat een goede capaciteitsanalyse kan helpen om incidenten door overcrowding te voorkomen.
Ook het Event Safety Institute benadrukt dat een simpele rekensom op basis van oppervlakte niet genoeg is. Factoren zoals publieksverdeling, zichtlijnen, aanvoerwegen en nooduitstroom tellen mee. Voor een kleine organisator hoeft dat niet meteen een uitgebreid adviesrapport te betekenen, maar wel een zorgvuldige voorbereiding.
Begin met het soort locatie
De eerste stap is bepalen met wat voor locatie je werkt. Een bestaande zaal met vaste stoelen is anders dan een sporthal, plein, loods of tent. Vraag de locatiebeheerder altijd naar het toegestane aantal personen voor de gekozen opstelling. Let erop dat een maximum voor de hele locatie niet automatisch geldt voor elke ruimte of indeling.
Bij een zaalvoorstelling met vaste stoelen is de capaciteit vaak vrij duidelijk. Bij een staand concert, kerstmarkt of foodevent wordt het lastiger. Kramen, barren, garderobes, techniektafels, rolstoelplaatsen en decorstukken nemen ruimte in. Daardoor blijft er minder bruikbare publieksruimte over dan op een lege plattegrond lijkt.
Werk daarom met een actuele plattegrond. Teken daarop niet alleen de muren en deuren, maar ook alles wat tijdens het evenement op de vloer staat. Denk aan podium, stoelen, tafels, marktkramen, toiletroute, bar, scanpunt, EHBO plek, kabelgoten en afzettingen.
Kijk niet alleen naar oppervlakte
Oppervlakte is een beginpunt, geen eindconclusie. Een grote zaal kan alsnog ongeschikt zijn voor een hoog bezoekersaantal als de entree smal is, de garderobe direct achter de ingang ligt of de bar precies op een druk kruispunt staat.
Controleer daarom minimaal deze punten:
- Hoeveel bruikbare publieksruimte blijft over na inrichting?
- Waar komen bezoekers binnen en waar verlaten zij de locatie?
- Zijn er plekken waar mensen vanzelf blijven staan, zoals bar, podiumrand of garderobe?
- Zijn looproutes breed en logisch genoeg voor het verwachte publiek?
- Kunnen vrijwilligers en hulpdiensten belangrijke plekken bereiken?
- Is de nooduitstroom afgestemd op de gekozen opstelling?
Bij twijfel is het verstandig om de locatiebeheerder, gemeente, brandweer of veiligheidsadviseur mee te laten kijken. In Nederland gelden voor onder meer evenemententerreinen landelijke regels voor brandveilig gebruik en basishulpverlening via het Bbgbop. Op de pagina van de Rijksoverheid staat ook dat een melding onder de gebruiksmeldingsplicht ten minste vier weken voor de start van de activiteit bij de gemeente moet worden ingediend. Of dat voor jouw evenement geldt, hangt af van de situatie. Controleer dit dus altijd lokaal.
Maak onderscheid tussen verkocht, aanwezig en tegelijk aanwezig
Bij ticketverkoop gaat het vaak mis doordat verschillende aantallen door elkaar lopen. Het aantal verkochte tickets is niet altijd hetzelfde als het aantal bezoekers dat tegelijk aanwezig is. Bij een lezing klopt het vaak redelijk goed. Bij een doorlopend programma, open dag of markt komen mensen verspreid binnen en vertrekken ze weer.
Maak daarom drie aantallen apart:
- Het totaal aantal tickets dat je wilt verkopen.
- Het verwachte aantal bezoekers dat daadwerkelijk komt.
- Het maximale aantal bezoekers dat tegelijk aanwezig mag zijn.
Vooral dat laatste aantal is belangrijk voor veiligheid en comfort. Organiseer je een activiteit met tijdsloten, dan kun je per tijdslot een maximum instellen. Organiseer je een avond met één startmoment, dan moet het verkoopaantal passen binnen de gelijktijdige capaciteit.
Vertaal je capaciteit naar ticketverkoop
Als je een realistisch maximum hebt bepaald, zet je dat direct om naar je ticketinstellingen. Dat voorkomt dat er later losse lijstjes ontstaan naast je ticketsysteem.
Werk bijvoorbeeld met een vaste capaciteit per voorstelling, dagdeel, tijdslot of ticketsoort. Houd daarbij rekening met vrijkaarten, gastenlijst, medewerkers die ook in de zaal aanwezig zijn en eventuele reserveringen voor rolstoelplaatsen of begeleiders. Als je die aantallen buiten je ticketsysteem bijhoudt, lijkt er online misschien nog ruimte te zijn terwijl de locatie al vol zit.
Een praktische aanpak is om eerst een intern maximum te kiezen en daarna bewust een kleine marge aan te houden. Die marge kan handig zijn voor pers, artiesten, sprekers, begeleiders of correcties. Zet de marge wel expliciet in je draaiboek, zodat iedereen weet waarom er minder tickets online staan dan de theoretische zaalcapaciteit.
Voorkom drukte bij de entree
De maximale capaciteit gaat niet alleen over het moment waarop iedereen binnen is. De instroom telt ook mee. Als alle bezoekers in tien minuten arriveren en je hebt maar één scanpunt, dan ontstaat er snel een wachtrij.
Kijk daarom naar je verwachte aankomstpatroon. Bij een voorstelling met vaste aanvangstijd komt de piek vaak vlak voor start. Bij een markt of open dag is de instroom meer verspreid. Zorg dat het aantal scanners, vrijwilligers en wachtruimte past bij dat patroon.
In je communicatie kun je bezoekers helpen door openingstijden duidelijk te vermelden, aan te geven wanneer deuren opengaan en eventueel aankomst te spreiden. Houd de tekst nuchter en praktisch. Bezoekers willen vooral weten waar zij aan toe zijn.
Monitor bezoekers tijdens het evenement
Voor sommige evenementen is vooraf verkochte capaciteit genoeg. Bij vrije inloop, meerdere ingangen of een evenemententerrein met verschillende zones wil je ook tijdens het evenement weten hoeveel mensen binnen zijn.
Veilige Evenementen adviseert om bezoekers op vaste locaties en op dezelfde manier te tellen, zeker bij terugkerende evenementen. Dat kan eenvoudig met een klikker en duidelijke afspraken bij de ingang. Bij grotere of complexere evenementen kunnen telpoorten of digitale meetmethoden nodig zijn.
Belangrijk is vooral dat je vooraf afspreekt wat je doet als het maximum wordt bereikt. Sluit je tijdelijk een ingang? Zet je online verkoop uit? Laat je bezoekers wachten tot anderen vertrekken? Wie neemt dat besluit en wie communiceert het naar vrijwilligers en bezoekers?
Praktisch voorbeeld: muziekavond in een dorpshuis
Stel: een dorpshuis organiseert een muziekavond in de grote zaal. De lege zaal lijkt ruim genoeg voor 220 mensen. Na het intekenen van podium, techniek, bar, stoelen langs de wand, garderobe en vrije looproutes blijft de organisatie liever onder 180 bezoekers. Daarnaast zijn er 8 bandleden, 6 vrijwilligers en 2 EHBO medewerkers aanwezig.
De organisatie kiest daarom voor 170 verkooptickets en 10 plekken op de gastenlijst. Vrijkaarten worden in hetzelfde overzicht bijgehouden als betaalde tickets. Aan de deur scannen twee vrijwilligers tickets, zodat de rij niet doorloopt tot buiten. In het draaiboek staat dat er geen extra deurverkoop start zodra de online capaciteit is bereikt.
Dit is geen ingewikkelde berekening, maar wel een duidelijke keuze. De capaciteit past bij de inrichting, de entree en het team dat beschikbaar is.
Veelgestelde vragen
Mag ik meer tickets verkopen dan de capaciteit als niet iedereen komt?
Dat is riskant. Bij betaalde evenementen moet je ervan uitgaan dat verkochte tickets gebruikt kunnen worden. Werk liever met een wachtlijst of extra tijdslot dan met structureel overboeken.
Moet ik mijn capaciteit laten goedkeuren?
Dat hangt af van je locatie, gemeente, vergunning of melding en het soort evenement. Gemeenten en hulpverleningsdiensten kunnen voorwaarden stellen. Controleer dit ruim voor de verkoop start.
Wat doe ik met medewerkers, artiesten en vrijwilligers?
Tel iedereen mee die op relevante momenten aanwezig is. Zij gebruiken ook ruimte, looproutes en voorzieningen. Zet deze aantallen apart in je draaiboek en stem ze af met je ticketmaximum.
Hoe helpt een ticketsysteem hierbij?
Een ticketsysteem helpt om maxima per evenement, voorstelling, tijdslot of ticketsoort te bewaken. Met Flextickets kun je je online verkoop koppelen aan je gekozen capaciteit, tickets aan de deur scannen met de scan app en betalingen direct via je eigen Mollie account laten verwerken.
Rustig verkopen begint met een realistisch maximum
Een goed gekozen capaciteit geeft rust. Je weet hoeveel bezoekers je kunt ontvangen, vrijwilligers weten wanneer de verkoop stopt en bezoekers merken dat de entree en ruimte logisch zijn ingericht.
Begin daarom niet bij het hoogste aantal dat misschien past, maar bij het aantal dat past bij je locatie, inrichting, looproutes en organisatie. Daarna vertaal je dat maximum naar heldere ticketinstellingen.
Wil je je ticketverkoop zo inrichten dat het maximum per voorstelling, dag of tijdslot duidelijk wordt bewaakt? Flextickets denkt graag praktisch met je mee.
Contact
